Surat Dinas merupakan sebuah surat yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau lembaga dengan isi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan kedinasan. Umumnya sebuah Surat Dinas ditulis menggunakan Bahasa Indonesia baku atau mengikuti Ejaan yang Disempurnakan (EYD). Kali ini kita akan membahas beberapa alasan yang menyebabkan sebuah Surat Dinas harus ditulis dalam Bahasa Indonesia yang baku.
Alasan Kenapa Surat Dinas Harus Ditulis Menggunakan Bahasa Indonesia Baku
1. Agar Bisa Dipahami Oleh Semua Pihak
Alasan yang paling pertama karena dengan menggunakan Bahasa Indonesia baku bisa dipahami oleh semua masyarakat Indonesia. Ini dikarenakan Indonesia adalah sebuah bangsa yang memiliki banyak sekali bahasa, bahkan dalam 1 pulau saja bisa memiliki lebih dari 1 bahasa. Dari sekian banyak bahasa tersebut Bahasa Indonesia menjadi bahasa pemersatu dimana Bahasa Indonesia kemudian disempurnakan dan dikenal dengan sebutan EYD atau Bahasa Baku.
2. Berhubungan Dengan Sebuah Instansi yang Bersifat Resmi
Alasan yang kedua adalah dengan adanya Surat Dinas yang ini jelas akan menghubungkan 1 atau lebih instansi sekaligus bersifat resmi. Ketika sebuah surat masuk ke sebuah instansi dan bersifat resmi lebih baik menggunakan bahasa baku agar mempermudah proses kedinasan. Jika anda menggunakan bahasa sehari-hari bisa saja hal tersebut membuat proses kedinasan anda menjadi terhambat.
3. Untuk Saling Menghargai Satu Sama Lain
Alasan berikutnya adalah untuk bisa saling menghargai satu sama lainnya. Hal ini sedikit berkaitan dengan poin sebelumnya, dimana Surat Dinas adalah sebuah surat dengan sifat resmi yang akan menghubungkan 1 atau lebih instansi jadi dengan untuk bahasa yang digunakan juga harus baku agar lawan bicara yang membaca surat tidak tersinggung.
Sebagai contoh jika anda menulis sebuah Surat Dinas kepada sekolah untuk membahas tentang kebijakan guru dan murid namun anda menggunakan bahasa sehari-hari atau tidak baku jelas hal tersebut bisa membuat pihak sekolah merasa tidak dihargai dan akan tersinggung. Hal tersebut bahkan bisa membuat pembahasan anda tidak bisa berjalan lancar atau bisa saja muncul sebuah masalah dari Surat Dinas yang anda kirim.
4. Menunjukan Keseriusan
Selain sebagai tanda menghargai satu sama lain Surat Dinas juga bisa menjadi sebuah tanda yang menjelaskan keseriusan sang penulis akan apa yang dibahas didalamnya. Biasanya Surat Dinas dikeluarkan oleh sebuah instansi yang ditujukan kepada seseorang atau sebuah instansi juga, dimana di dalam surat tersebut membahas mengenai beberapa hal penting terkait kedinasan yang salah satunya bisa berupa permintaan kerjasama.
Dengan menggunakan bahasa baku pihak pengirim sudah secara tidak langsung menunjukan keseriusan mereka. Alhasil jika isi surat ternyata bagus dan berpotensi menguntungkan kedua belah pihak maka pihak menerima surat pasti mempertimbangkan kerjasama tersebut.
5. Lebih Sopan
Dengan Surat Dinas yang menggunakan bahasa baku jelas akan lebih sopan dibandingkan menggunakan bahasa sehari-hari. Jika menggunakan bahasa sehari-hari pihak penerima pasti merasa pihak pengirim sengaja menggunakan bahasa sehari-hari karena merasa pihak penerima tidak bisa berbahasa Indonesia secara baik dan benar.
6. Menghormati Atasan
Selain digunakan untuk menghubungkan beberapa instansi, Surat Dinas juga digunakan dalam sebuah instansi antara bawahan dan atasan. Ketika seorang bawahan mengirim Surat Dinas kepada sang atasan alangkah baiknya menggunakan bahasa baku agar terlihat lebih menghormati dan menghargai sang atasan.
7. Mengikuti Aturan
Alasan yang paling terakhir dikarenakan mengikuti aturan. Dalam sebuah Surat Dinas jelas memiliki aturan penulisan mulai dari bahasa yang digunakan, lembaga, bahkan beberapa aspek lainnya sehingga jadilah yang namanya Surat Dinas.
Baca juga konten terkait di PPPA