Surat dinas dan surat pribadi adalah alat komunikasi yang masih digunakan sampai saat ini. Namun, keduanya memiliki beberapa perbedaan yang mendasar.

Surat dinas dinilai lebih sopan jika digunakan untuk mengirimkan berita kepada orang yang tertentu daripada menggunakan surat pribadi. Maka dari itu, penggunaan surat dinas sangat penting sebagai alat korespondensi.

Alasan Mengapa Ada Surat Dinas Selain Surat Pribadi sebagai Alat Korespondensi

1. Perbedaan Fungsi Surat

Diketahui bahwa surat dinas memiliki fungsi yang berbeda dengan surat pribadi. Surat dinas berfungsi untuk mengirimkan informasi yang bersifat formal kepada suatu lembaga. Sedangkan surat pribadi bersifat nonformal dan bisa dikirimkan ke siapa saja termasuk keluarga atau kerabat. Maka dari itu, sebelum menggunakan surat dinas maupun surat pribadi Anda harus mengetahui fungsinya terlebih dahulu.

2. Penerima Surat

Sesuai dengan namanya surat dinas tentu ditujukan kepada instansi atau kepada orang yang penting. Sedangkan surat pribadi bisa dikirimkan ke siapa saja termasuk orang terdekat. Perbedaan yang mendasar itulah membuat surat dinas sangat penting sebagai alat korespondensi. Anda harus menggunakannya dengan baik dan disesuaikan dengan penerima yang akan menerima surat tersebut.

3. Surat Dinas Praktis

Surat dinas dianggap lebih praktis daripada surat pribadi. Hal ini dikarenakan Anda dapat menulis informasi yang lengkap dan penting di dalam surat tersebut. Surat dinas bisa memuat banyak berita yang akan ditujukan kepada penerima surat dengan struktur yang telah ditentukan. Sehingga penggunaan surat dinas dianggap sebagai alat komunikasi yang banyak dipakai oleh beberapa orang.

4. Dapat Diarsipkan

Kelebihan surat dinas adalah mudah diarsipkan di dalam file dokumen karena terdapat tanggal surat yang dicantumkan. Arsip ini sangat berguna untuk memudahkan penerima ketika lupa terhadap informasi yang telah disampaikan.

Surat yang telah diarsipkan tersebut juga bisa dibuka kembali ketika dibutuhkan. Maka dari itu tanggal yang ditulis di dalam surat dinas sangat penting dicatat dengan teliti dalam pembuatan surat dinas.

5. Surat Dinas Ekonomis

Penggunaan surat dinas bisa menghemat waktu dan biaya karena berita yang ingin disampaikan bisa diterima dengan cepat oleh penerima. Bahasa yang digunakan juga lebih formal sehingga sangat sopan saat digunakan sebagai alat komunikasi antar lembaga. Maka dari itu, surat dinas dianggap ekonomis dalam menyampaikan informasi penting dengan tata bahasa yang baik dan sopan.

6. Tingkat Kerahasiaan Lebih Terjaga

Alasan lain yang membuat surat dinas dianggap penting adalah kerahasiaannya lebih terjaga daripada surat pribadi. Orang yang bisa membaca isi surat hanya penerima yang namanya sudah tertera di dalam surat. Orang lain yang tidak berhak membuka surat juga tidak akan membacanya. Jadi Anda tidak perlu khawatir mengenai tingkat kerahasiaan surat dinas yang telah dikirimkan.

7. Surat Lebih Efektif

Surat dinas memiliki struktur yang lengkap mulai dari kop surat, tanggal, kalimat pembuka, maupun penutup. Hal itulah yang membuat surat ini lebih efektif karena penerima dapat membaca berita yang disampaikan secara lengkap dan utuh. Informasi jadi mudah dipahami dengan baik dan hal ini tentu berguna untuk mengurangi ketidakpahaman dari pembaca.

8. Bahasa yang Digunakan

Seperti yang telah diketahui bahwa surat dinas memiliki peran penting dalam menyampaikan pesan kepada instansi. Sehingga bahasa yang digunakan dalam surat dinas lebih tertata dan formal. Hal ini sangat berguna agar pembaca bisa memahami isi surat.